Fides Control SA

Código de conduta e ética nos negócios

1. INTRODUÇÃO

A Fides Control (doravante FC) está comprometida em construir uma cultura corporativa de transparência e integridade, de acordo com a conduta ética e o cumprimento das leis. O Código de Conduta da FC reflete esta cultura, além de inspirar e orientar todas as ações dos funcionários e fornecedores da empresa. A FC considera que a conformidade com esses rígidos padrões de integridade e transparência só é possível se regras comuns forem estabelecidas e aplicadas não apenas a todos os funcionários, encarregados e diretores, mas também a quaisquer terceiros com quem a empresa interage no desenvolvimento de suas práticas comerciais. Uma vez que o compromisso e o cumprimento de regras comuns pelos fornecedores e funcionários da FC é essencial para assegurar a execução dos objetivos e expectativas da empresa sobre condutas éticas, transparentes e corretas, a FC desenvolveu este Código de Conduta e Ética Comercial que deve ser aplicado aos fornecedores, assim como a seus próprios funcionários, encarregados, diretores ou representantes autorizados, sem exceção, com respeito a qualquer negócio ou operação em que a FC esteja envolvida. O cumprimento sistemático e diligente das disposições especificadas no Código de Conduta e Ética nos Negócios será considerado para a seleção, retenção e avaliação dos funcionários e fornecedores. Eles serão responsáveis pela aplicação dos princípios estabelecidos neste Código, mesmo para os fornecedores e suas relações com os sub-fornecedores com os quais trabalham, desde que participem das operações e negócios com a FC em qualquer forma. Em nenhuma circunstância os funcionários ou fornecedores devem cumprir uma ordem, solicitação ou instrução que possa levar a um não cumprimento ou violação das disposições deste Código. Para fins deste Código de Conduta e Ética nos Negócios, «fornecedores» incluem qualquer pessoa ou entidade que preste serviços ou forneça à FC ou a suas subsidiárias qualquer tipo de mercadoria, atuando ou não em nome da FC ou de suas subsidiárias, incluindo, mas não se limitando a, vendedores ou fornecedores de qualquer nível, agentes, intermediários, representantes de vendas, consultores, distribuidores ou outros contratados.

2. EXPECTATIVAS E OBRIGAÇÕES
3. CONFLITO DE INTERESSES

Os fornecedores devem evitar qualquer interação com os funcionários da FC que possa resultar em um conflito, ou um conflito potencial com respeito aos interesses da FC. Por exemplo, os fornecedores não devem contratar ou fazer pagamentos a qualquer funcionário da FC durante o desenvolvimento de uma transação entre o fornecedor e a FC. No caso da existência de um relacionamento de parentesco entre um funcionário do fornecedor e um funcionário da FC (por exemplo, cônjuge, pai, irmão, avô, filho, neto, relacionamento entre pessoas devido a seus vínculos legais, entre outros) ou se um funcionário do fornecedor tiver outro tipo de relacionamento que possa representar um conflito de interesses, o fornecedor deve informar esta circunstância à empresa. Qualquer conflito de interesses que envolva funcionários da FC deverá ser devidamente informado por escrito, o que requer que o fornecedor entre em contato com o responsável pela conformidade da empresa. Os funcionários da FC devem observar estritamente o disposto neste parágrafo e são solidariamente responsáveis com os fornecedores não cumpridores.

• PRESENTES, REFEIÇÕES, ENTRETENIMENTO

Os fornecedores não devem oferecer nenhum presente, viagem, refeição ou atividade de entretenimento a nenhum funcionário da FC em circunstâncias que possam influenciar as decisões do funcionário em relação ao fornecedor, ou que possam ser interpretadas dessa forma. Entretanto, sob certas circunstâncias, os fornecedores podem oferecer aos funcionários da FC presentes modestos, refeições ou atividades de entretenimento, desde que os padrões estabelecidos não sejam violados e: – não sejam em dinheiro ou equivalente em dinheiro. – estar de acordo com as práticas comerciais comuns e com as políticas do fornecedor da empresa. – não ser freqüentes ou caros. Os funcionários da FC devem observar estritamente o disposto neste parágrafo e são conjunta e solidariamente responsáveis com os fornecedores não cumpridores. 1 «Presente» refere-se a qualquer coisa de valor, incluindo, entre outros, qualquer tipo de gratificação, vantagem (por exemplo, o uso de veículos ou instalações), dinheiro ou equivalentes, viagens, hospedagem, refeições, entretenimento, qualquer tipo de incentivo, empréstimos, recompensas, serviços ou instalações a um valor inferior ao custo total, contratação ou continuidade de serviços, ou qualquer outra vantagem ou benefício de qualquer tipo (quer constituam ou derivem de fundos ou ativos da empresa, ou de fundos ou ativos pessoais ou de terceiros)

• SUBORNO E EXPLORAÇÃO

Sob nenhuma circunstância os fornecedores devem fazer parte de qualquer esquema de exploração comercial ou suborno ou oferecer qualquer tipo de incentivo a qualquer funcionário da FC com o objetivo de obter ou manter um negócio. Os fornecedores devem obedecer a todas as leis anticorrupção, que são aplicáveis ao país onde este acordo é feito, executado ou cumprido e, da mesma forma, devem cumprir todas as leis locais em termos de suborno de funcionários públicos. Os funcionários da FC devem observar estritamente o disposto neste parágrafo e são conjunta e solidariamente responsáveis com os fornecedores não cumpridores.

• REGISTROS CONTÁBEIS E COMERCIAIS

Manter registros e informações precisas e confiáveis é essencial para o cumprimento das obrigações administrativas, legais e financeiras da FC, e necessário para refletir devidamente as atividades da empresa. Os fornecedores devem manter registros exatos de todos os assuntos que envolvem relações comerciais com a FC. Isto implica em registrar todas as despesas e pagamentos de forma oportuna, completa e eficiente e garantir a disponibilidade de toda documentação correspondente que suporte os registros. Sob nenhuma circunstância os fornecedores devem obstruir, atrasar, dificultar ou de qualquer outra forma interferir no processamento da documentação contábil da FC em boa e devida forma. Qualquer tipo de manuseio ou alteração de cada documento de forma que possa afetar a transparência e precisão dos registros será considerado como uma violação grave.

• USO DOS ATIVOS DO CONTROLE DE FIDOS

Quando a prestação de serviços, o fornecimento de bens ou o cumprimento de obrigações pode exigir o uso de bens, suprimentos, equipamentos e outros bens da FC, os fornecedores devem agir com responsabilidade e garantir que os bens sejam usados por pessoas devidamente autorizadas e somente para os fins previstos. Os fornecedores devem proteger e fazer uso responsável dos bens e outros ativos tangíveis e intangíveis de propriedade da FC. Os fornecedores não devem usar marcas comerciais nem propriedade intelectual de qualquer outra empresa, a menos que tenham o consentimento prévio por escrito da FC.

• USO DE RECURSOS TECNOLÓGICOS

Quando a prestação de serviços, o fornecimento de bens ou o cumprimento de obrigações pode, de qualquer forma, exigir o uso de equipamentos, sistemas ou dispositivos tecnológicos da FC, os fornecedores devem utilizar esses elementos exclusivamente para fins autorizados pela FC ou outros que estejam de forma direta relacionados com o cumprimento do objeto dos acordos correspondentes. Os fornecedores que operam com os recursos tecnológicos da FC devem estar cientes das restrições aplicáveis aos usuários e não devem violar os acordos e autorizações correspondentes ou realizar qualquer ato que possa comprometer a responsabilidade da FC ou dar qualquer responsabilidade à FC em relação a terceiros ou qualquer autoridade governamental. Os recursos tecnológicos da FC devem ser utilizados de acordo com as regras e políticas aplicáveis da empresa. A FC tem o direito de monitorar, a qualquer momento sem aviso prévio, o uso de seus recursos tecnológicos de informação e, portanto, acessar, examinar, copiar ou capturar arquivos, documentos, registros, bancos de dados, mensagens eletrônicas, atividades na Internet e qualquer outra informação gerada usando os recursos tecnológicos de informação da FC. Da mesma forma, os usuários dos recursos de tecnologia da informação da FC não devem ter expectativas de privacidade em relação às informações ou comunicações geradas ou transmitidas através ou armazenadas nos recursos de tecnologia da informação da FC. As informações ou dados armazenados nas instalações da FIDES CONTROL e os recursos de tecnologia da informação (incluindo computadores) são de propriedade da FC e, conseqüentemente, a FC pode decidir sobre o fornecimento dessas informações às autoridades ou a terceiros, se considerar necessário ou apropriado.

• SALVAGUARDA DAS INFORMAÇÕES. USO LEGÍTIMO.

Os funcionários e fornecedores da FC devem manter a confidencialidade sobre todas as informações que acessam sobre o desempenho de suas tarefas, prestação de serviços ou fornecimento de bens à FC, mesmo quando as informações não são classificadas ou específicas sobre a FC, e devem tomar as medidas necessárias para evitar uso indevido, roubo, fraude ou divulgação inadequada. Em todos os casos, funcionários e fornecedores devem usar as informações que recebem ou às quais têm acesso, de forma legítima e para o propósito específico que foi divulgado, recebido ou obtido, e de acordo com as leis aplicáveis. A FC não tolerará qualquer uso impróprio, desonesto, não autorizado ou inadequado de qualquer tipo de informação, mesmo quando isso possa resultar em um benefício ou uma vantagem para a FC.

• DIREITOS DE PROPRIEDADE INTELECTUAL

Os funcionários e fornecedores devem proteger, preservar e respeitar os direitos de propriedade intelectual da FC. Estes direitos incluem, entre outros, a propriedade sobre planos, sistemas, procedimentos, metodologias, cursos, relatórios, projeções ou ilustrações aos quais os funcionários e fornecedores têm acesso durante o desenvolvimento de seu relacionamento comercial com a FC.

• RELATÓRIO DE MÁ CONDUTA

Caso um funcionário ou fornecedor tenha conhecimento de qualquer tipo de conduta ilegal ou imprópria, ou sobre uma possível violação das disposições deste Código de Conduta e Ética Comercial por um funcionário da FC, ou por qualquer pessoa que aja em nome da FC, ou por qualquer funcionário, ou representante, ou subcontratado do fornecedor relacionado com a prestação de serviços ou fornecimento de suprimentos para a empresa, deve informar a FC. O relatório deve ser feito via e-mail endereçado ao responsável pela conformidade. O relacionamento entre o funcionário ou fornecedor com a FC não será afetado por fazer um relatório de boa fé a respeito de uma má conduta. Entre em contato com codigodeconducta@fidescontrol.com, em caso de qualquer consulta ou denúncia de má conduta.

• CONFORMIDADE COM AS LEIS

Os fornecedores têm a responsabilidade de assegurar que seus diretores, funcionários, empregados e subcontratados, representantes ou agentes compreendam e cumpram as regras e regulamentos em vigor, bem como a legislação nacional e regional, desde que estejam de acordo com o acordo relevante entre as partes ou com a relação comercial que corresponda.

• SAÚDE E SEGURANÇA

Os funcionários, fornecedores e subcontratados da FC devem promover um ambiente de trabalho saudável e seguro para evitar acidentes ou danos à saúde que possam ocorrer durante o desenvolvimento das atividades de trabalho ou como resultado da operação das instalações do empregador, ou que possam derivar de ou estar de alguma forma relacionados com tais atividades ou operação. Da mesma forma, qualquer representante do fornecedor que preste serviços pessoalmente nas instalações da FC deve cumprir todas as normas da empresa em termos de saúde e segurança.

• RELAÇÕES DE TRABALHO E DIREITOS HUMANOS

A FC se compromete a realizar todas as suas operações de acordo com os princípios dos direitos humanos aplicáveis às atividades comerciais e referidos no âmbito da Declaração Universal dos Direitos Humanos. A FC espera que seus fornecedores adaptem suas ações para cumprir os mesmos padrões com os quais a FC também está comprometida. Os fornecedores devem cumprir com os princípios referidos na Declaração sobre Princípios e Direitos Fundamentais no Trabalho da OIT (Organização Internacional do Trabalho). Estes incluem a proibição do trabalho infantil, trabalho forçado e condutas discriminatórias, assim como o reconhecimento do direito de liberdade de associação e negociação coletiva. A FC valoriza e respeita a cultura e tradições das comunidades onde suas tarefas são realizadas e trabalha ativamente para considerar questões de saúde, segurança, meio ambiente, direitos humanos e o bem-estar econômico dessas comunidades em todas as operações, e espera-se que todos os fornecedores e funcionários mantenham, respeitem e promovam esses valores em todas as transações e negócios que são realizados com a FC.

• DISCRIMINAÇÃO E ASSÉDIO

A FC está comprometida em criar e manter um ambiente de trabalho no qual todos os funcionários tenham oportunidades de crescimento e desenvolvimento e possam contribuir plenamente para o sucesso da empresa. Neste contexto, sob nenhuma circunstância a empresa deve tolerar o local de trabalho ou assédio sexual, intimidação ou discriminação de qualquer funcionário. Os fornecedores e funcionários da FC não realizarão atos de discriminação em relação a qualquer pessoa durante a relação de trabalho, incluindo contratação, salário, benefícios, promoções, disciplina, rescisão do contrato de trabalho ou aposentadoria, com base no sexo, raça, religião, idade, deficiência, orientação sexual, nacionalidade, opinião política, origem social ou étnica. Os fornecedores ou subcontratados da FC devem tratar seus funcionários com respeito e dignidade. Nenhum funcionário estará sujeito a qualquer tipo de abuso ou assédio, seja físico, sexual ou psicológico, e todos eles têm a obrigação de evitar qualquer tipo de assédio.

• MEIO AMBIENTE

A FC está empenhada em buscar melhorias contínuas em questões ambientais e concentra seus esforços nas áreas com maior impacto. A FC se esforça para cumprir o espírito, bem como as disposições das leis e regulamentos ambientais aplicáveis e espera uma atitude semelhante por parte de todos os funcionários e fornecedores. Quando não há regras estabelecidas, funcionários e fornecedores devem assegurar que suas ações estejam em conformidade com padrões elevados. Os fornecedores devem trabalhar ativamente para aumentar o impacto positivo e limitar os efeitos negativos sobre o meio ambiente e a sociedade, não apenas em suas operações, mas também na cadeia de fornecimento, estabelecendo planos ambientais focalizados nos efeitos críticos. O escopo desses planos deve ser adequado ao tipo de atividade do fornecedor e aos riscos associados a ela.

• AVALIAÇÃO E CONTROLE DE FORNECEDORES

O compromisso sistemático e o cumprimento das disposições deste Código é parte integrante do procedimento de gestão e avaliação da FC de fornecedores e funcionários. De acordo com a abordagem baseada em riscos adotada pela FC, a empresa pode solicitar aos fornecedores autorizações específicas e complementares e exigir medidas adicionais para verificar a conformidade com as disposições deste Código.