Fides Control SA

Código de conducta y ética en los negocios

1.INTRODUCCIÓN

Fides Control (en adelante FC) está comprometida con la construcción de una cultura corporativa de transparencia e integridad, basada en el comportamiento ético y el cumplimiento de las leyes. El Código de Conducta de FC refleja dicha cultura, además de inspirar y orientar las acciones de todos los empleados y proveedores de la compañía. FC considera que solo es posible cumplir estos exigentes estándares de integridad y transparencia estableciendo reglas comunes, aplicables no solo a todos los empleados, funcionarios y directores, sino también a aquellos terceros con los que la compañía interactúa en el desarrollo de sus actividades comerciales. Dado que el compromiso y el cumplimiento de estas normas comunes por parte de los proveedores y empleados de FC es esencial para garantizar la concreción de los objetivos y expectativas de la compañía sobre conductas éticas, transparentes y correctas, FC ha desarrollado el presente Código de Conducta y Ética en los Negocios, que será aplicable tanto a dichos proveedores como a sus propios empleados, funcionarios, directores o representantes autorizados, sin excepción, respecto de cualquier operación o negocio que involucre a FC. El cumplimiento diligente y sistemático de las disposiciones establecidas en el Código de Conducta y Ética en los Negocios será tenido en cuenta en la selección, retención y evaluación de empleados y proveedores. Los mismos serán responsables de que se apliquen los principios contemplados en el presente Código, aun en los proveedores y sus relaciones con los subproveedores con los que trabajan, en la medida en que participen de cualquier modo en las operaciones o negocios con FC. Bajo ninguna circunstancia los empleados y proveedores deberán acatar una orden, solicitud o instrucción que pudiera constituir un incumplimiento o violación de las disposiciones del presente Código. A los fines de este Código de Conducta y Ética en los Negocios, “proveedores” incluye a cualquier persona o entidad que preste servicios o provea cualquier tipo de bienes a FC o sus subsidiarias, ya sea que actúen o no en nombre de FC o de dichas subsidiarias, incluyendo, a mero título enunciativo, vendedores o proveedores de cualquier nivel, agentes, intermediarios, representantes de ventas, consultores, distribuidores, u otros contratistas.

2. EXPECTATIVAS Y OBLIGACIONES

• CONFLICTO DE INTERESES

Los proveedores deben evitar cualquier interacción con empleados de FC que pueda dar lugar a un conflicto, o a un potencial conflicto, respecto de los intereses de FC. Por ejemplo, los proveedores no deben contratar, o por otra parte, efectuar pagos a ningún empleado de FC durante el desarrollo de una transacción entre dicho proveedor y FC. En caso de que exista una relación de parentesco entre un empleado del proveedor y un empleado de FC (por ejemplo, cónyuge, padre, hermano, abuelo, hijo, nieto, familiar político, entre otros), o si un empleado del proveedor mantiene otro tipo de relación con un empleado de FC que pudiera representar un conflicto de intereses, el proveedor debe informar tal circunstancia a la compañía. Cualquier conflicto de intereses que involucre a un empleado de FC debe ser debidamente informado por escrito, para lo cual el proveedor debe ponerse en contacto con el oficial de cumplimiento de FC. Los empleados de FC deben especialmente atender a lo comentado en este párrafo y son responsables solidariamente con los proveedores en infracción.

• OBSEQUIOS, COMIDAS, ENTRETENIMIENTO

Los proveedores no deben ofrecer ningún obsequio, viaje, comida o actividad de entretenimiento a ningún empleado de FC en circunstancias que pudieran influenciar las decisiones de dicho empleado respecto del proveedor, o que pudieran interpretarse en tal sentido. En determinadas circunstancias, sin embargo, los proveedores podrán ofrecer modestos regalos, comidas o actividades de entretenimiento a los empleados deFC, toda vez que no violen ninguna de las normas dispuestas y: – no se trate de dinero en efectivo o equivalentes; – sea acorde a las prácticas habituales de negocios y a las políticas de la compañía del proveedor; – no sea frecuente ni costoso. Los empleados de FC deben especialmente atender a lo comentado en este párrafo y son responsables solidariamente con los proveedores en infracción. 1 El término “obsequio” se refiere a cualquier elemento de valor, lo que puede incluir, entre otros, cualquier tipo de gratificación, ventaja (por ejemplo, permitir el uso de vehículos o instalaciones), efectivo o equivalentes, viajes, alojamiento, comidas, entretenimientos, incentivos de cualquier tipo, préstamos, recompensas, facilitar instalaciones o servicios a un valor inferior al costo total, contratación o continuidad de servicios y cualquier otra ventaja o beneficio de cualquier naturaleza (ya sea que constituya, o derive de, fondos o activos corporativos, o fondos o activos personales o de terceros).

• SOBORNO Y COHECHO

Bajo ninguna circunstancia los proveedores deben ser parte de ningún esquema de cohecho comercial o soborno, ni ofrecer ningún tipo de incentivo a ningún empleado de FC, ni a familiares o amigos de empleados de FC, con el fin de obtener o conservar un negocio. Los proveedores deben cumplir con todas las leyes anticorrupción aplicables en el país donde se celebre, se otorgue o se dé cumplimiento al respectivo contrato, y, asimismo, deben observar todas las leyes locales en materia de actos de cohecho respecto de funcionarios públicos. Los empleados de FC deben especialmente atender a lo comentado en este párrafo y son responsables solidariamente con los proveedores en infracción.

• REGISTROS CONTABLES Y COMERCIALES

Mantener información y registros precisos y confiables es esencial para el cumplimiento de las obligaciones financieras, legales y administrativas de FC y necesario para reflejar debidamente las actividades de la compañía. Los proveedores deben llevar registros precisos de todas las cuestiones vinculadas con sus relaciones comerciales con FC. Esto implica registrar en forma debida, completa y oportuna todos los gastos y pagos, y garantizar la disponibilidad de toda la documentación correspondiente que respalde dichos registros. Los proveedores de ningún modo deben obstaculizar, dilatar, entorpecer o de cualquier otra forma dificultar el procesamiento de la documentación contable en forma debida y oportuna por parte de FC. La alteración o manipulación de cualquier documento de un modo que pudiera afectar la transparencia y precisión de los registros se considerará una violación grave.

• USO DE LOS ACTIVOS DE FIDES CONTROL

Cuando la prestación de servicios, la provisión de bienes o el cumplimiento de sus obligaciones de cualquier otro modo exija el uso de bienes, suministros, equipos y otros activos de FC, los proveedores deben actuar de manera responsable y garantizar que dichos activos serán utilizados por personas debidamente autorizadas y para los fines previstos. Los proveedores deben proteger y usar de manera responsable los bienes y otros activos tangibles e intangibles propiedad de FC. Los proveedores no deben utilizar ninguna marca comercial ni ningún otro tipo de propiedad intelectual de la compañía, a menos que cuenten con una autorización expresa por escrito de FC.

• USO DE RECURSOS TECNOLÓGICOS

Cuando la prestación de servicios, la provisión de bienes o el cumplimiento de sus obligaciones de cualquier otro modo exija el uso de equipos, sistemas y dispositivos tecnológicos de FC, los proveedores deben emplear dichos elementos únicamente para aquellos fines autorizados por FC o que se relacionen en forma directa con el cumplimiento del objeto de los acuerdos correspondientes. Los proveedores que operen recursos tecnológicos de FC deben conocer las restricciones aplicables a los usuarios y no deben violar los acuerdos y autorizaciones correspondientes, ni efectuar acto alguno que pudiera comprometer la responsabilidad de FC o generar responsabilidad alguna por parte de FC respecto de terceros o de cualquier autoridad gubernamental. Los recursos tecnológicos de FC se deben utilizar de acuerdo con las normas aplicables y políticas de la compañía. FC tiene el derecho a monitorear, en cualquier momento y sin aviso, el uso de sus recursos de información tecnológica, y por ende, a acceder, revisar, copiar o capturar archivos, documentos, registros, base de datos, mensajes electrónicos, actividad en internet y cualquier otra información generada a través del uso de los recursos de información tecnológica de FC. En igual sentido, los usuarios de los recursos de información tecnológica de FC no deben tener expectativas de privacidad en relación a la información o comunicaciones que sean generadas o transmitidas a través de, o almacenadas en los recursos de información tecnológica de FC. La información y los datos almacenados dentro de las instalaciones de FC y los recursos de información tecnológica (incluyendo las computadoras) son propiedad de FC y, en consecuencia, FC puede decidir sobre la provisión de esta información a las autoridades u otros terceros si lo considera apropiado o necesario.

• PROTECCIÓN DE LA INFORMACIÓN. USO LEGÍTIMO.

Los empleados y los proveedores de FC deben mantener la confidencialidad de toda la información a la que tengan acceso en el desempeño de sus tareas, prestación de servicios o provisión de bienes a FC, aún cuando no sea información clasificada o no trate específicamente sobre FC, y deben tomar las acciones necesarias para evitar su uso indebido, robo, fraude o divulgación inadecuada. En todos los casos, los empleados y proveedores deben usar la información que reciben o a la que tengan acceso, en forma legítima, para el fin específico para el que fue revelada, recibida u obtenida, y de conformidad con las leyes aplicables. FC no tolerará ningún tipo de uso indebido, deshonesto, no autorizado, ilegal o inadecuado de ningún tipo de información, aun cuando ello pudiera implicar un beneficio o ventaja para FC.

• DERECHOS DE PROPIEDAD INTELECTUAL

Los empleados y los proveedores deben proteger, preservar y respetar los derechos de propiedad intelectual de FC. Estos derechos incluyen, entre otros, titularidad sobre planos, sistemas, procedimientos, metodologías, cursos, informes, proyecciones o ilustraciones a los que los empleados y los proveedores tengan acceso en el desarrollo de su relación comercial con FC.

• DENUNCIA DE CONDUCTAS INDEBIDAS

En caso de que un empleado o proveedor tenga conocimiento sobre algún tipo de conducta ilegal o indebida, o una potencial violación de las disposiciones del presente Código de Conducta y Ética en los Negocios por parte de un empleado de FC, cualquier persona que actúe en nombre de FC, cualquier empleado o representante o subcontratista del proveedor vinculado con la prestación de servicios o provisión de suministros a la compañía, debe informarlo a FC. Dicho informe debe efectuarse a través de un mail dirigido al oficial de cumplimiento. La relación del empleado o proveedor con FC no se verá afectada por un informe honesto vinculado con un acto de conducta indebida. Ante cualquier consulta o denuncia deberá contactar a codigodeconducta@fidescontrol.com

• CUMPLIMIENTO DE LAS LEYES

Los proveedores tienen la responsabilidad de garantizar que sus directores, funcionarios, empleados y subcontratistas, representantes o agentes comprendan y cumplan las reglamentaciones y normas vigentes, como así también la legislación regional y nacional, en la medida que resulte aplicable al acuerdo pertinente entre las partes o a la relación comercial que corresponda.

• SALUD Y SEGURIDAD

Los empleados, los proveedores y subcontratistas de FC deben promover un entorno de trabajo seguro y saludable a fin de evitar accidentes y daños a la salud que pudieran ocurrir durante el desarrollo de las actividades laborales, o como resultado de la operación de las instalaciones del empleador, o que pudieran derivar o relacionarse de algún modo con dichas actividades u operación. Asimismo, cualquier representante del proveedor que preste servicios en forma presencial en las instalaciones de FC debe cumplir todos los estándares de la compañía en materia de salud y seguridad.

• RELACIONES LABORALES Y DERECHOS HUMANOS

FC mantiene el compromiso de llevar a cabo todas sus operaciones de forma consistente con los principios de derechos humanos aplicables a las actividades comerciales y contemplados en el marco de la Declaración Universal de Derechos Humanos. FC espera que sus proveedores adecuen sus acciones a los mismos estándares a los que FC también se compromete. Los proveedores deben dar cumplimiento a los principios articulados en la Declaración de Principios y Derechos Fundamentales en el Trabajo de la OIT (Organización Internacional del Trabajo). Entre ellos se incluye la prohibición contra el trabajo infantil, el trabajo forzado y las conductas discriminatorias, como así también el reconocimiento de los derechos a la libertad de asociación y a la negociación colectiva. FC valora y respeta las culturas y tradiciones de las comunidades en las que desempeña sus tareas y trabaja activamente considerando las cuestiones de salud, seguridad, medioambiente, derechos humanos y bienestar económico de dichas comunidades en todas sus operaciones, y espera que sus proveedores y empleados mantengan, respeten y promuevan dichos valores en todas las transacciones y negocios que lleven adelante con FC. 

• DISCRIMINACIÓN Y ACOSO

FC mantiene el compromiso de crear y mantener un ambiente de trabajo en el que todos sus empleados tengan oportunidades de crecimiento y desarrollo y puedan contribuir plenamente al éxito de la compañía. En dicho contexto, bajo ninguna circunstancia se tolerarán hechos de acoso, acoso sexual, intimidación o discriminación respecto de ningún empleado. Los proveedores y empleados de FC no realizarán actos de discriminación respecto de ninguna persona en el transcurso de la relación laboral, incluyendo contratación, salario, beneficios, ascensos, disciplina, fin de la relación laboral o retiro, por razones de género, raza, religión, edad, discapacidad, orientación sexual, nacionalidad, opinión política, u origen social o étnico. Los proveedores y subcontratistas de FC deben tratar a sus empleados con respeto y dignidad. Ningún empleado estará sujeto a ningún tipo de abuso o acoso, ya sea físico, sexual o psicológico, y todos tienen la obligación de evitar cualquier forma de acoso.

• MEDIOAMBIENTE

FC busca lograr mejoras continuas en términos ambientales, concentrando sus esfuerzos en aquellas áreas con mayor impacto. FC se empeña en cumplir tanto con el espíritu como con las disposiciones de las leyes y reglamentaciones ambientales aplicables y espera una actitud similar por parte de todos los empleados y proveedores. Cuando no existan normas estipuladas, los empleados y proveedores deben ajustar sus acciones a estándares elevados. Los proveedores deben empeñarse activamente en aumentar el impacto positivo y limitar los efectos negativos para el medioambiente y la sociedad tanto de sus operaciones como de la cadena de suministro, a partir del establecimiento de planes ambientales centrados en los efectos críticos. El alcance de dichos planes debe ser adecuado en relación con la naturaleza de la actividad del proveedor y los riesgos vinculados con tal actividad.

• EVALUACIÓN Y CONTROL DE PROVEEDORES

La aceptación y cumplimiento sistemático de las disposiciones del presente código es parte integral del procedimiento de gestión y evaluación de los proveedores y empleados de FC. De conformidad con el enfoque basado en riesgos adoptado por FC, la compañía puede solicitar a los proveedores autorizaciones específicas o complementarias y exigir el cumplimiento de medidas adicionales para verificar la observación de las disposiciones de este código.